准确定位,履职尽责,加强修养,做合格办公室主任--办公室主任 张连福
发布时间: 2019-03-23 浏览次数: 103

办公室是学校的综合协调部门,负责办理学校党委和行政的日常工作。其主要职能是:围绕学校整体部署和中心工作,积极发挥学校领导的参谋助手、学校的信息枢纽、部门的综合协调、决策的督促检查等作用,服务领导,服务学院部门,服务师生员工,做好各项管理和服务工作。办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置,对上级来说,办公室主任就是“秘书”,对下级来说,其就是“领导”,对外单位来说,其就是“大管家”,对校内各单位来说,其就是事务“牵头人”。

一、加强学习锻炼,提高综合素质

学习如逆水行舟,不进则退。要坚持政治理论学习和业务知识学习并重,加快知识更新,注重学以致用、指导工作。一是加强政治理论学习,认真领会以习近平总书记为核心的党中央治国理政的新思想、新理念、新战略,不断提升政治修养和理论水平,增强贯彻执行党的路线、方针、政策和学校党政重大决策的主动性和自觉性。二是加强业务知识学习,在认清办公室基本职能和办公室主任岗位职责的基础上,既要学习管理知识,也要学习业务知识,熟悉工作流程和业务规范,坚持理论指导实践,提高工作质量和服务效率。

二、认真履行职能,讲究工作方法

办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务,大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。办公室主任在认真履行职能的过程中,应注重方式方法,讲究工作技巧。

(一)参谋超前。参谋职能是指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行参谋职能中,要找准位置,不以言轻而金口难开,不以位低而随声附和,不以好恶而固执己见,不以阴晴而见风使舵,不以理直而气壮如牛,不以无关而沉默寡言,做到到位而不越位,尽职而不失职。

(二)服务到位。服务职责是指办公室主任为领导、学院部门和师生员工服务方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行服务职能中,既要细致周到、抓住重点、分清主次,又要统筹考虑、兼顾一般,做到侧重不失重,在被动中求主动,忠心耿耿为领导服务,使领导更加信任;诚心诚意为学院部门服务,使学院部门更加满意;真心实意为师生员工服务,使师生员工更加亲近。

(三)管理有方。管理职能是指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行管理职能中,应提高“两种艺术”,努力使管理有方、工作顺畅。一是要提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室主任的本能,包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。二是要提高处理事的艺术。处理事是办公室主任的本职,包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。要完善制度规范事,明确责任,分解任务,逐级负责,分工合作,形成众人挑重担的工作格局。要优化机制使用人,量才用人,放手用人,做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。

(四)协调有术。协调职能是指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行协调职能中,应把握原则,讲求方法和艺术,使协调工作取得实效,各方面关系理顺,达到事半功倍的效果。一要把握原则,找准综合协调的切入点。讲究说话的技巧,努力创造一个宽松和谐的环境。原则性和灵活性相结合,程序性和时效性相结合。对那些特别紧急事项的协调,因找不到或来不及向领导请示,可以根据情况进行妥善处理,然后再将处理结果和事件动态向领导报告。二要掌握方法,找准综合协调的着力点。首先要搞好上下、内外关系的协调,对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢,待下以礼、以诚、以情、不欺上瞒下,对外求支持协作,对内求团结向上,既敢于牵头,当好主角,又善于协作,当好配角。特别要搞好领导成员之间的协调,当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时,多做促进统一认识的工作,切忌火上浇油或搬弄是非;要搞好单位或部门之间的协商,当遇到发生扯皮的情况时,应全面了解情况,找有关人员进行协商,将意见汇集、归纳,呈报给领导,以利于主要领导做出正确的决定,保证工作的正常运转。其次在处置事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时,要讲品质,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵;要讲艺术,既讲原则,又讲灵活,不能一个面孔、一个腔调、一种方法;要讲精神,敢于碰硬,否则协调苍白无力、处事优柔寡断,什么事也办不成。

三、注重内外兼修,树立良好形象

办公室主任除了提高综合素质、充分履行职能外,还应从外在形象和内在形象两个方面,加强自身修养,树立良好形象。

(一)注重“外美”讲究行为美,做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎人情,尊重别人,决不能高傲自大、粗暴蛮横,或者卑躬屈膝、阿谀奉承。讲究语言美,做到讲话文明、简洁、有情感,切忌庸俗下流、粗声粗气、啰里啰嗦、官腔洋调。讲究仪表美,做到衣着素雅整洁、佩戴适合时宜、姿态大方得体、神采气宇轩昂,不要穿奇装异服、油头滑面、庸俗土气、萎靡不振。

(二)体现“内秀”。对事业有春天般的热情,做到爱岗敬业,任劳任怨,尽心奉献。对他人有大海一样的胸怀,做到容人胜己,不嫉贤妒能,助人为乐,甘为他人做嫁衣。对名利像湖水那样平静,做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑,经得住诱惑,守得住清贫,始终保持一颗平常心,对自己像傍观者一样清醒,做到不断反省自我,扬长避短,取长补短,战胜自我。

总之,要当好办公室主任,必须适应新形势、新任务、新要求,内强素质,外树形象,出色地履行基本职能,以坚定的信念激励人,以高尚的人格感染人,以过硬的作风凝聚人,以模范的行动带动人,把班带好,把人用活,把事办实,把家管好。